Quản lý kho bằng Excel khiến bạn đau đầu vì liên tục gặp lỗi, thất thoát hàng hóa, tốn quá nhiều thời gian mà hiệu quả chẳng bao nhiêu? Đã đến lúc nói lời tạm biệt với phương pháp thủ công và bước sang kỷ nguyên số với Top 10 phần mềm quản lý kho miễn phí hiệu quả nhất 2024. Tối ưu vận hành, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm chi phí ngay hôm nay!
Phần mềm quản lý kho miễn phí nhưng liệu Có thật sự “miễn phí”?
Nhiều bạn thắc mắc rằng liệu có phần mềm quản lý kho nào thực sự miễn phí mãi mãi không? Câu trả lời là có. Tuy nhiên, những phần mềm miễn phí này thường có những hạn chế nhất định.
Nếu bạn có ít hàng hóa và chỉ cần quản lý trong thời gian ngắn, phần mềm miễn phí là một lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều hàng hóa và cần quản lý lâu dài, thì việc đầu tư vào phần mềm trả phí sẽ hiệu quả hơn.
Điểm khác biệt chính là phần mềm trả phí cung cấp nhiều tính năng nâng cao, giúp bạn quản lý kho hàng chính xác và hiệu quả hơn, bất kể quy mô và thời gian hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn vừa khởi nghiệp, thì việc chọn phiên bản miễn phí là một lựa chọn hợp lý nhất. Excel là một trong những công cụ quản lý kho miễn phí, vĩnh viễn được nhiều người tin dùng.
Phần mềm này không tốn chi phí, có thể sử dụng trực tiếp trên máy tính mà không cần cài đặt thêm, đồng thời dễ dàng tạo các báo cáo theo nhu cầu cụ thể ở từng thời điểm.
Tuy nhiên, Excel thiếu tính năng bảo mật, dữ liệu kho hàng của bạn có nguy cơ cao bị mất nếu máy tính gặp sự cố hoặc hư hỏng.
Những tính năng quan trọng của một phần mềm quản lý kho
Vậy, điều gì tạo nên một phần mềm quản lý kho hiệu quả? Một phần mềm quản lý kho đáng để bạn đầu tư cần phải đáp ứng các tiêu chí sau:
– Xử lý đơn hàng: Hỗ trợ tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng và gửi thông báo khi đơn hàng được tạo thành công.
– Bán hàng và phân phối: Tạo phiếu bán hàng, gửi thông báo tới kho và đơn vị vận chuyển để chuẩn bị hàng.
– Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi tồn kho định kỳ, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
– Nhập và xuất kho: Cập nhật chính xác các giao dịch nhập, xuất kho theo thời gian thực.
– Quản lý nhà cung cấp: Điều phối nguồn hàng và thông tin nhà cung cấp một cách chặt chẽ.
– Quản lý thanh toán: Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, Internet Banking và ví điện tử.
Đây là những tính năng thiết yếu mà một phần mềm quản lý kho cần có. Vậy đâu là phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất? Hãy khám phá trong phần tiếp theo!
Top 10 phần mềm quản lý kho miễn phí hiệu quả 2024
1. Phần mềm quản lý kho miễn phí Sapo POS
Sapo POS là một trong những phần mềm quản lý kho được đánh giá cao tại Việt Nam, đặc biệt nhờ khả năng quản lý đa kênh toàn diện và tiện ích vượt trội.
Ưu điểm:
– Kết nối linh hoạt ngay cả khi không có mạng: Dù bạn đang làm việc offline, Sapo POS vẫn đảm bảo sự đồng bộ trong quản lý.
– Nhiều gói dịch vụ linh hoạt: Tùy thuộc vào nhu cầu, khách hàng có thể lựa chọn các gói dịch vụ khác nhau để phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
– Giao diện thân thiện, hiện đại: Phần mềm được thiết kế với giao diện thông minh, giúp người dùng thao tác dễ dàng, với các tính năng được tích hợp trực quan trên thanh công cụ.
– Kết nối mạnh mẽ với các đối tác vận chuyển lớn: Sapo POS liên kết với các đơn vị vận chuyển uy tín như VNPost, Viettel Post, GHTK, GHN, Ahamove, và Grab Express, giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý đơn hàng.
– Tích hợp thanh toán đa dạng: Đặc biệt, Sapo POS hỗ trợ thanh toán qua mã QR và mã VNPay, mang đến trải nghiệm thanh toán hiện đại.
– Tích hợp bán hàng đa kênh: Không chỉ quản lý kho, Sapo POS còn hỗ trợ bán hàng trên mạng xã hội, website và các sàn thương mại điện tử, giúp tối ưu hóa doanh thu.
– Báo cáo chi tiết: Phần mềm cung cấp báo cáo đầy đủ về tồn kho, lỗ lãi, và gợi ý nhập hàng, đồng thời cho phép so sánh hiệu quả bán hàng giữa các kênh khác nhau.
Nhược điểm:
– Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp: Do có nhiều gói trả phí với các tính năng khác nhau, doanh nghiệp đôi khi gặp khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
2. Phần mềm quản lý kho miễn phí Nhanh.POS
Nhanh.POS hiện là một trong những giải pháp quản lý kho hàng hàng đầu, không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa mà còn quản lý đơn hàng từ các trang mạng xã hội, website và sàn thương mại điện tử. Nhanh.POS được đánh giá là một trong ba phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất và rất đáng sử dụng.
Ưu điểm:
– Quản lý hàng hóa thông minh: Nhập liệu nhanh chóng nhờ mã vạch IMEI riêng biệt, giúp dễ dàng kiểm soát số lượng và vị trí hàng hóa, hạn chế tối đa sai sót so với phương pháp kiểm kê thủ công.
– Phù hợp với mọi loại hình kinh doanh: Từ các hộ kinh doanh nhỏ lẻ đến doanh nghiệp vừa và lớn, Nhanh.POS đáp ứng mọi nhu cầu quản lý kho.
– Xử lý dữ liệu nhanh chóng, đồng bộ và bảo mật: Mọi dữ liệu được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất và luôn được cập nhật liên tục.
– Quản lý và phân loại khách hàng: Giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện khách hàng tiềm năng và khách hàng trung thành, đây là một trong những điểm mạnh nổi bật của Nhanh.POS.
– Kết nối với các đơn vị vận chuyển uy tín: Như GHN, Viettel Post, Vietnam Post, Ecotrans, J&T… Cho phép so sánh phí vận chuyển giữa các đơn vị, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí giao hàng.
– Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Các tính năng nghiệp vụ được trình bày rõ ràng, dễ thao tác ngay từ lần đầu sử dụng.
Nhược điểm:
– Chi phí dịch vụ cao: So với các phần mềm quản lý kho khác, Nhanh.POS có mức giá khá cao. Tuy nhiên, khi xem xét kỹ các gói dịch vụ từ nhỏ đến lớn theo mục đích sử dụng, khách hàng sẽ nhận thấy sự hợp lý trong chi phí đầu tư này.
3. Phần mềm quản lý kho KiotViet
KiotViet, được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo, là một giải pháp quản lý kho được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng nhờ chi phí hợp lý và khả năng giảm thiểu rủi ro. Với phương châm lấy khách hàng làm trọng tâm, KiotViet không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp quản lý kho hiệu quả.
Ưu điểm:
– Quản lý hàng tồn kho chính xác: KiotViet cam kết giảm 30% tỷ lệ thất thoát hàng hóa thông qua việc kiểm soát chặt chẽ số lượng tồn kho.
– Thực hiện các nghiệp vụ bán hàng dễ dàng: Mọi quy trình từ tạo đơn hàng, đặt hàng đến trả hàng đều được thực hiện trên một giao diện duy nhất.
– Quản lý hàng hóa không giới hạn: Phần mềm cho phép phân tách và gán mã số riêng cho từng loại hàng hóa, tránh tình trạng trùng lặp.
– Tương thích với nhiều thiết bị: Có thể sử dụng trên máy tính, điện thoại, máy in mã vạch và hóa đơn.
– Lưu trữ dữ liệu an toàn trên nền tảng đám mây: Đảm bảo thông tin luôn được bảo mật và dễ dàng truy cập.
– Phân nhóm khách hàng và quản lý khuyến mãi: Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hoạt động kinh doanh và quản lý các chương trình khuyến mãi hiệu quả.
Nhược điểm:
– Giao diện chưa tối ưu: Một số tính năng chưa thân thiện với người dùng, khiến họ gặp khó khăn trong việc sử dụng.
– Khó kiểm soát gian lận từ nhân viên: Phần mềm chưa cung cấp đủ công cụ để kiểm soát hoàn toàn tình trạng gian lận.
– Thiên về bán lẻ tại cửa hàng: KiotViet hiện tập trung nhiều vào mảng bán lẻ trực tiếp, trong khi mảng bán hàng online chưa được phát triển mạnh mẽ.
4. Phần mềm quản lý tồn kho Suno.vn
Suno.vn, nhờ vào việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây hiện đại, đã thu hút được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp trong thời gian gần đây.
Ưu điểm:
– Dễ sử dụng: Phần mềm có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, cho phép thực hiện các thao tác nhanh chóng.
– Hoạt động ngay cả khi mất kết nối mạng: Suno đảm bảo đồng bộ dữ liệu và tiếp tục hoạt động mượt mà ngay cả khi không có Internet.
– Quản lý toàn diện trên một giao diện: Doanh nghiệp có thể theo dõi và nắm bắt toàn bộ tình hình kho hàng một cách dễ dàng.
– Tạo chương trình khuyến mãi thông minh: Đây là một trong những tính năng nổi bật giúp Suno hỗ trợ tốt cho các hoạt động thúc đẩy bán hàng.
– Phù hợp cho cửa hàng nhỏ và vừa: Đặc biệt hữu ích cho các ngành hàng như quần áo, mỹ phẩm, và đồ mẹ và bé.
Nhược điểm:
– Tính năng chưa thực sự nổi trội: Suno vẫn còn thiếu các tính năng hiện đại so với một số phần mềm khác.
– Không tích hợp với đơn vị vận chuyển: Điều này là một điểm yếu so với các phần mềm quản lý kho đã kết nối với các dịch vụ giao hàng.
– Khó sử dụng một số tính năng: Một vài tính năng không dễ tìm kiếm, dẫn đến tình trạng ít được sử dụng.
5. Phần mềm quản lý kho miễn phí Ecount
Ecount là một phần mềm quản lý kho nổi bật, cung cấp nhiều loại báo cáo khác nha
u về tình trạng kho hàng, giúp các chủ doanh nghiệp theo dõi và ra quyết định chính xác. Đây là một trong những phần mềm quản lý kho được sử dụng rộng rãi hiện nay.
Ưu điểm:
– Hỗ trợ báo cáo thay đổi kho hàng: Giúp theo dõi chặt chẽ tình trạng xuất, nhập hàng hóa.
– Báo cáo chi tiết về đơn hàng và hàng tồn: Giúp doanh nghiệp nắm rõ các thông tin về đơn hàng đang chờ duyệt, chưa đặt hàng, và tình trạng hàng đã đặt.
– Theo dõi hàng hóa trong quá trình di chuyển và hàng lỗi: Doanh nghiệp có thể biết chính xác tình trạng hàng hóa khi di chuyển giữa các kho hoặc khi phát sinh lỗi.
– Hỗ trợ nhập và xuất thông tin hàng hóa: Phục vụ cho việc in mã vạch và in đơn hàng, giúp doanh nghiệp quản lý quy trình bán hàng dễ dàng hơn.
– Báo cáo biến động kho hàng: Cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động xuất và nhập hàng.
Nhược điểm:
– Giao diện khó sử dụng: Phần mềm chưa tối ưu về giao diện, gây khó khăn cho người dùng trong việc thực hiện các thao tác.
– Không tích hợp với đơn vị vận chuyển: Thiếu khả năng kết nối với các dịch vụ giao hàng, khiến việc quản lý vận chuyển gặp nhiều bất tiện.
– Báo cáo không chi tiết: Một số báo cáo về kho hàng chưa cung cấp đủ thông tin chi tiết, gây khó khăn cho việc theo dõi và đánh giá chính xác tình trạng kho hàng.
6. Phần mềm quản lý kho SalesBinder
SalesBinder là một phần mềm quản lý kho hoạt động trên nền tảng web, dễ dàng tùy chỉnh và sử dụng. Nó cho phép bạn theo dõi và sắp xếp các mặt hàng từ tài khoản khách hàng, khách hàng tiềm năng, đơn đặt hàng và hóa đơn theo thời gian thực.
Ưu điểm:
– Theo dõi hàng hóa dễ dàng: Bạn có thể quản lý hàng hóa theo vị trí, giúp việc kiểm kê trở nên thuận tiện.
– Kiểm kê qua quét mã vạch: Đơn giản hóa quá trình kiểm tra và kiểm soát hàng tồn kho.
– Quản lý tài khoản khách hàng và nhà cung cấp: SalesBinder cung cấp công cụ quản lý cả khách hàng và nhà cung cấp hàng hóa một cách hiệu quả.
– Theo dõi chi phí bổ sung: Doanh nghiệp có thể ghi lại các chi phí phát sinh để dễ dàng phân tích lợi nhuận.
– Quản lý hóa đơn và đơn đặt hàng: Phần mềm lưu trữ và cập nhật thông tin về hóa đơn, đơn đặt hàng, và ước tính số lượng hàng sắp hết.
– Báo cáo thời gian thực: Cung cấp các báo cáo về hàng tồn kho và doanh thu bán hàng theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh.
Nhược điểm:
– Ngôn ngữ hoàn toàn bằng tiếng Anh: Điều này gây khó khăn cho những người không thông thạo tiếng Anh khi sử dụng phần mềm.
– Tính năng quản lý kho còn đơn giản: SalesBinder thiếu một số tính năng phức tạp mà các doanh nghiệp lớn có thể cần.
– Giao diện chưa thân thiện: Phần mềm có giao diện khó nhìn và chưa được tối ưu, khiến người dùng mới gặp khó khăn trong việc thao tác.
7. Phần mềm quản lý xuất nhập kho miễn phí BS Silver
BS Silver là một phần mềm miễn phí giúp quản lý xuất nhập kho nhiều loại hàng hóa cùng một lúc. Phần mềm này có thể dễ dàng cài đặt qua CH Play hoặc App Store, giúp các doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả mà không tốn chi phí.
Ưu điểm:
– Thêm tài khoản và phân quyền sử dụng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm tài khoản cho nhiều nhân viên và phân quyền sử dụng phù hợp với từng người.
– Quản lý hàng hóa qua mã vạch: Phần mềm hỗ trợ quét mã vạch để kiểm soát hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian kiểm kê.
– Quản lý dữ liệu qua Internet: Sử dụng Internet để đồng bộ và quản lý dữ liệu, giúp doanh nghiệp truy cập thông tin một cách linh hoạt.
– Miễn phí: Đây là một phần mềm hoàn toàn miễn phí, giúp giảm chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Nhược điểm:
– Giao diện cũ kỹ: Thiết kế giao diện của phần mềm khá lỗi thời, gây khó khăn cho người dùng khi thực hiện các thao tác quản lý kho.
– Không kết nối với các đơn vị vận chuyển: Phần mềm không có khả năng tích hợp với các dịch vụ vận chuyển hoặc quản lý đơn hàng từ mạng xã hội, website hay các sàn thương mại điện tử (TMĐT).
8. Phần mềm quản lý kho miễn phí Square
Square là một phần mềm quản lý kho miễn phí, được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ, giúp quản lý hàng tồn kho một cách dễ dàng và không giới hạn. Nó là một công cụ lý tưởng cho các nhà bán lẻ muốn theo dõi và kiểm soát sản phẩm mà không phải chi phí. Ngoài việc quản lý kho, Square còn hỗ trợ bán hàng tại cửa hàng, trực tuyến, qua hóa đơn, hoặc thiết bị di động, tạo nên một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp.
Một số tính năng nổi bật của Square:
– Tạo danh mục sản phẩm dễ dàng: Square cho phép bạn nhanh chóng tạo và quản lý danh mục sản phẩm, giúp tổ chức kho hàng hiệu quả.
– Thêm và theo dõi các biến thể sản phẩm: Bạn có thể thêm các biến thể sản phẩm như màu sắc, kích thước, và các tùy chọn khác, giúp theo dõi tất cả các phiên bản sản phẩm một cách chi tiết.
– Quản lý số lượng lớn sản phẩm: Square hỗ trợ nhập và quản lý hàng loạt sản phẩm cùng lúc, tiết kiệm thời gian cho việc cập nhật hàng tồn kho.
– Thông báo khi hết hàng: Hệ thống tự động gửi cảnh báo khi hàng hóa sắp hết, giúp bạn quản lý kho một cách chủ động và duy trì lượng hàng ổn định.
– Báo cáo chi tiết: Bạn có thể tải xuống báo cáo tồn kho chi tiết hoặc xuất sang bảng tính, hỗ trợ cho việc phân tích và ra quyết định.
– Không giới hạn sản phẩm, người dùng và địa điểm: Square cho phép quản lý một lượng lớn sản phẩm, người dùng, và nhiều địa điểm kinh doanh mà không gặp bất kỳ hạn chế nào.
Square là giải pháp quản lý kho hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho vừa hỗ trợ linh hoạt cho việc mở rộng kinh doanh.
9. Phần mềm quản lý kho miễn phí StockPile
StockPile là một ứng dụng quản lý kho miễn phí, tích hợp trên nền tảng đám mây, phù hợp cho các doanh nghiệp cần quản lý hàng tồn kho đơn giản. Phần mềm không giới hạn số lượng sản phẩm, người dùng hay vị trí, nhưng chủ yếu tập trung vào các tính năng cơ bản của việc quản lý hàng tồn kho. Mặc dù không hỗ trợ tạo các biến thể sản phẩm, thực hiện đơn đặt hàng, hoặc gói sản phẩm, StockPile vẫn là một lựa chọn hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ không cần tích hợp nhiều tính năng phức tạp.
Một số tính năng nổi bật của StockPile:
– Nhiều cấp độ người dùng: Hệ thống cho phép phân quyền cho nhiều cấp độ người dùng từ nhân viên cơ sở, quản lý đến chủ sở hữu, đảm bảo tính bảo mật và quyền truy cập thông tin phù hợp với từng vai trò.
– Theo dõi vị trí, khu vực và nhà sản xuất: Bạn có thể quản lý hàng tồn kho dựa trên vị trí, khu vực, và nhà sản xuất, giúp tổ chức kho hàng một cách chi tiết và dễ kiểm soát nguồn cung.
– Thêm hình ảnh sản phẩm: StockPile cho phép bạn đính kèm hình ảnh sản phẩm để dễ nhận diện và quản lý hàng hóa, làm cho việc kiểm tra hàng tồn kho trở nên trực quan hơn.
– Cảnh báo hàng tồn kho thấp: Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi hàng tồn kho đạt mức tối thiểu, giúp bạn nhanh chóng bổ sung hàng kịp thời để không bị gián đoạn kinh doanh.
– Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ: Phần mềm hỗ trợ các loại tiền tệ khác nhau, thuận tiện cho các doanh nghiệp có hoạt động quốc tế hoặc kinh doanh với nhiều thị trường.
– Báo cáo chi tiết: StockPile cung cấp báo cáo về hàng tồn kho và các giao dịch, giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích dễ dàng để ra quyết định phù hợp.
10. Phần mềm quản lý kho miễn phí BoxStorm
BoxStorm là phần mềm quản lý kho được thiết kế với giao diện thân thiện và tính năng toàn diện, giúp người dùng dễ dàng quản lý kho hàng và lập kế hoạch. Phần mềm cũng hỗ trợ định tuyến sản phẩm trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng, đồng thời tích hợp với nhiều nền tảng thương mại điện tử khác nhau.
Các tính năng nổi bật của BoxStorm:
– Mã hóa nhanh: BoxStorm cho phép mã hóa hàng hóa một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
– Quét và thực hiện hành động: Người dùng có thể quét các mục và thực hiện hành động cho toàn bộ danh sách, chẳng hạn như thay đổi vị trí hàng hóa một cách dễ dàng.
– Theo dõi đơn đặt hàng: Phần mềm giúp theo dõi đơn đặt hàng mua và bán, đảm bảo bạn luôn nắm bắt được tình hình hàng hóa.
– Cảnh báo mức tồn kho: BoxStorm cung cấp cảnh báo khi mức tồn kho đạt ngưỡng tối thiểu và tối đa, giúp bạn chủ động trong việc bổ sung hàng hóa kịp thời.
– Hỗ trợ đếm chu kỳ: Tính năng này giúp kiểm tra hàng tồn kho một cách định kỳ, đảm bảo số lượng hàng hóa luôn chính xác.
– Tự động sắp xếp lại hàng: Phần mềm tự động sắp xếp lại khi lượng hàng tồn kho thấp, giúp duy trì nguồn cung ổn định.
– Tích hợp với các nền tảng phổ biến: BoxStorm tích hợp sẵn với QuickBooks Online, Shopify và nhiều nền tảng khác, giúp dễ dàng quản lý tài chính và bán hàng.
– API tùy chỉnh: BoxStorm cung cấp API để hỗ trợ các tích hợp tùy chỉnh, cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong quản lý kho hàng.
Trên đây là top 10 phần mềm quản lý kho miễn phí hiệu quả nhất năm 2024, mỗi phần mềm đều mang đến những ưu điểm nổi bật giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Hãy lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả kinh doanh ngay hôm nay!
