Enterprise Resource Planning (ERP) là hệ thống phần mềm tích hợp, được thiết kế để quản lý và tự động hóa các quy trình nội bộ trong doanh nghiệp. ERP giúp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là công cụ đắc lực để biến một doanh nghiệp từ tốt trở nên vĩ đại. Bài viết dưới đây OHQ Software sẽ làm rõ về cách sử dụng hệ thống ERP.
Hệ Thống ERP Gồm Những Thành Phần Gì?
ERP với sức kiểm soát và liên kết tất cả các tác vụ có trong một doanh nghiệp, vậy nên nó sẽ bao gồm những thành phần cực kỳ quan trọng như sau:
- Kế toán tài chính
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất
- Quản lý mua hàng
- Quản lý bán hàng và phân phối
- Quản lý dự án
- Quản lý nhân sự
- Quản lý dịch vụ
- Quản lý hàng tồn kho
- Báo cáo thuế
- Báo cáo quản trị
Khi Nào Doanh Nghiệp Cần Có ERP?
Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng nhiều hệ thống khác nhau và gặp khó khăn trong việc tích hợp và quản lý dữ liệu từ các nguồn khác nhau, ERP có thể giúp tổng hợp và đồng bộ hóa thông tin.
Tăng trưởng quy mô hoạt động: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng dữ liệu và quy trình cần quản lý gia tăng. ERP cung cấp công cụ để điều phối và quản lý quy trình một cách đồng bộ và hiệu quả.
Hiệu quả và giảm chi phí: Nếu doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình hoạt động và giảm chi phí, ERP cung cấp khả năng phân tích và báo cáo chi tiết, giúp phát hiện và loại bỏ sự lãng phí.
Nhu cầu nâng cao dịch vụ khách hàng: Doanh nghiệp muốn cải thiện dịch vụ khách hàng và quản lý mối quan hệ khách hàng hiệu quả hơn có thể hưởng lợi từ các tính năng quản lý khách hàng của ERP.
Những Doanh Nghiệp Nào Cần ERP?
Doanh Nghiệp Sản Xuất
Doanh nghiệp sản xuất cần ERP để quản lý các quy trình từ lập kế hoạch sản xuất, theo dõi nguyên liệu, đến kiểm soát chất lượng và điều phối sản xuất. ERP giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu sự cố.
Doanh Nghiệp Bán Lẻ
Doanh nghiệp bán lẻ có thể sử dụng ERP để quản lý hàng tồn kho, đơn hàng và thông tin khách hàng. Điều này giúp cải thiện quản lý kho bãi và dịch vụ khách hàng.
Doanh Nghiệp Dịch Vụ
Các doanh nghiệp dịch vụ có thể sử dụng ERP để quản lý dự án, tài chính và nguồn lực. ERP giúp theo dõi tiến độ dự án và quản lý nguồn lực hiệu quả.
Doanh Nghiệp Vừa và Lớn
Doanh nghiệp có quy mô lớn và nhiều phòng ban cần ERP để quản lý các hoạt động phức tạp và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
Hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tối ưu hóa quy trình toàn diện, hoặc có kế hoạch mục tiêu mở rộng quy mô.
Cách Sử Dụng Hệ Thống ERP Hiệu Quả
Bước 1: Lên Kế Hoạch Triển Khai
- Xác định nhu cầu cụ thể: Đánh giá các quy trình và chức năng hiện tại của doanh nghiệp để xác định nhu cầu và mục tiêu sử dụng ERP.
- Lên danh sách yêu cầu: Tạo danh sách các tính năng và yêu cầu cần thiết mà phần mềm ERP phải đáp ứng.
Bước 2: Lựa Chọn Phần Mềm ERP Phù Hợp
- So sánh các nhà cung cấp: Nghiên cứu và so sánh các nhà cung cấp ERP dựa trên tính năng, giá cả, khả năng tùy chỉnh và hỗ trợ khách hàng.
- Yêu cầu demo: Yêu cầu phiên bản dùng thử hoặc demo để kiểm tra tính năng và giao diện của phần mềm trước khi quyết định mua.
Bước 3: Triển Khai và Cấu Hình
- Tùy chỉnh phần mềm: Tùy chỉnh ERP để phù hợp với quy trình và yêu cầu của doanh nghiệp. Đảm bảo rằng các tính năng cần thiết được cấu hình đúng cách.
- Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo đầy đủ cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm ERP, bao gồm các chức năng chính và quy trình làm việc.
Bước 4: Quản Lý và Bảo Trì
- Giám sát hiệu suất: Theo dõi hiệu suất của hệ thống ERP để đảm bảo rằng nó hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
- Cập nhật và bảo trì: Đảm bảo rằng hệ thống ERP được cập nhật thường xuyên để bảo mật và cải thiện tính năng. Bảo trì định kỳ giúp duy trì hiệu suất ổn định.
Những Lưu Ý Khi Lựa Chọn Phần Mềm ERP
Tính Tương Thích
Đảm bảo phần mềm ERP tương thích với các hệ thống hiện tại của doanh nghiệp. Điều này giúp tránh xung đột và giảm thiểu chi phí triển khai.
Khả Năng Mở Rộng
Chọn phần mềm ERP có khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu tương lai.
Hỗ Trợ và Bảo Trì
Lựa chọn nhà cung cấp ERP có dịch vụ hỗ trợ khách hàng và bảo trì tốt. Hỗ trợ kịp thời và bảo trì thường xuyên giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và duy trì hoạt động trơn tru.
Chi Phí
Xem xét chi phí triển khai và bảo trì phần mềm ERP để đảm bảo phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Chi phí không chỉ bao gồm giá phần mềm mà còn các chi phí liên quan như đào tạo, hỗ trợ và bảo trì.
Bảo Mật
Đảm bảo phần mềm ERP cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp. Bảo mật là yếu tố quan trọng để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các quy định về dữ liệu.
Chi phí và thời gian triển khai ERP
Chi phí để triển khai một hệ thống ERP phụ thuộc vào quy mô vận hành và mong muốn của một doanh nghiệp. Thông thường sẽ có giá dao động từ vài trăm triệu lên tới vài tỷ đồng.
Về thời gian, để triển khai ERP sẽ là một quá trình dài tùy vào mô hình, có thể từ 1 – 3 năm. Lý do kéo dài là vì cần thời gian để thiết kế, thử nghiệm và ứng dụng thực tế, cùng với đó doanh nghiệp phải tối ưu cơ sở hạ tầng để phù hợp với cách sử dụng hệ thống ERP.
Mặc dù tốn kém về chi phí và thời gian, nhưng đây là một phần mềm đem lại hiệu quả to lớn và lâu dài cho doanh nghiệp. ERP đặc biệt phù hợp và cần thiết với những doanh nghiệp phát triển mạnh và có quy mô vận hành lớn.
Kết Luận
Phần mềm ERP là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các quy trình nội bộ. Bằng cách hiểu rõ ERP là gì, khi nào và ai cần ERP, cách sử dụng hệ thống ERP hiệu quả và những yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi ích của ERP để cải thiện hiệu suất hoạt động, giảm chi phí và nâng cao dịch vụ khách hàng.
Việc lựa chọn và triển khai ERP đúng cách sẽ mang lại lợi ích lâu dài và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày nay. OHQ Software cung cấp giải pháp ERP với chi phí tối ưu nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, liên hệ ngay với OHQ Software để được tư vấn miễn phí.
